Gastbeitrag: Adressen kaufen – und dann?

Gastbeitrag: Adressen kaufen – und dann?

Adressen kaufen alleine reicht nicht aus, um neue Kunden zu gewinnen. Erst die systematische Ansprache und das konsequente Kontaktmanagement bringen den Erfolg. Wir zeigen Ihnen die sieben wichtigsten Schritte für Kundenakquise und Adressverwaltung.

Wer Firmenadressen kauft, um diese für Marketing- und Vertriebsaktionen zu nutzen, der sollte sich schon vorher überlegen, wie genau er mit den Adressen nach dem Kauf umgeht. Denn wer die Kontakte ganz einfach in einer Excel-Liste auf der Festplatte speichert und dort liegen lässt, der wirft buchstäblich Geld zum Fenster heraus. Sinnvoll ist der Kauf von Adressdaten nur dann, wenn man plant, eine eigene Adressdatenbank aufzubauen und langfristige Kundenbeziehungen zu pflegen. Wer hingegen für einzelne Marketingaktionen Firmenadressen benötigt, der greift besser auf Miet- und Leasingangebote zurück.
 

1. Speicherung der Firmenadressen in einer CRM-Software

Grundvoraussetzung, um die Firmenadressen nach dem Kauf sinnvoll zu nutzen, ist deren Speicherung in einer CRM-Software. Denn eine Excel-Tabelle reicht nicht aus, um Adressverwaltung auf qualitative Weise zu betreiben. Beschäftigen Sie sich auf jeden Fall damit, welche Software die richtige für Ihr Unternehmen ist. Bei hunderten Anbietern auf dem Markt, findet sich CRM-Software für alle Bedürfnisse: Konzerne und Großunternehmen setzen in der Regel auf komplexe Systeme wie Salesforce oder SAP, während kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit einer schlanken und einfachen Adressverwaltung wesentlich besser beraten sind.
 

2. Firmenadressen kategorisieren

CRM-Software bietet Ihnen die Möglichkeit, Firmenadressen zu verschlagworten, also nach geeigneten Kriterien zu kategorisieren. Das ist die Voraussetzung dafür, die Adressen im Anschluss filtern zu können, sich also beispielsweise nur Firmenadressen einer bestimmten Branche oder aus einem bestimmten Postleitzahlgebiet anzeigen zu lassen. Auf diese Weise können unterschiedliche Kundengruppen ganz gezielt angesprochen werden. Wenn Sie ein Mailing planen, können Sie die Ansprache also variieren, je nachdem ob Sie Unternehmen aus der Maschinenbaubranche ansprechen, oder Dienstleister aus dem Medizinsektor.
 

3. Postalisches Mailing verschicken

Im Gegensatz zur Erstansprache per E-Mail ist die Ansprache per Post auch ohne vorheriges Einverständnis der Empfänger möglich und DSGVO-konform. Aber auch unabhängig von der rechtlichen Komponente stellen postalische Mailings eine sehr gute Möglichkeit zur Gewinnung von Neukunden dar. Denn anders als bei digitalen Nachrichten erzeugt ein postalisches Mailing Verbindlichkeit und gerät nicht so schnell in Vergessenheit.
 

4. Telefonisch nachfassen

Postalische Mailings bieten eine gute Vorbereitung für die anschließende Telefonakquise. Wer potenziellen Kunden zunächst ein Mailing schickt, sensibilisiert damit bereits für sein Thema und bereitet auf den anschließenden Anruf vor. Das persönliche Telefonat bietet die Möglichkeit, die Bedürfnisse jedes einzelnen Kunden kennenzulernen und darauf einzugehen.
 

5. Kontakthistorie pflegen

Damit aus Interessenten tatsächlich Kunden werden, ist es sehr wichtig, neben der reinen Adressverwaltung die Kontakthistorie in der CRM-Software zu dokumentieren. Denn nur wer weiß, mit wem er wann worüber gesprochen hat, ist in der Lage, eine qualitative Kundenbeziehung aufzubauen. Neben Telefonnotizen können E-Mails abgelegt und weiterführende Informationen zum Unternehmen dokumentiert werden.
 

6. Individuelle Aufgaben einstellen

Nach der Erstansprache per Mailing und Telefon geht die eigentliche Arbeit erst richtig los. Denn jetzt heißt es dranbleiben, um aus Interessenten tatsächliche Kunden zu generieren. Das bedeutet Nachfassen, weiterführende Informationen schicken, Angebote erstellen oder Termine vereinbaren. In der CRM-Software können all diese unterschiedlichen Aufgaben verwaltet werden, so dass nichts in Vergessenheit gerät und auch Kollegen jederzeit darüber Bescheid wissen, in welchem Status sich der Aufbau der Kundenbeziehung befindet.

7. Firmenadressen regelmäßig pflegen

Wenn ein Kunde erst einmal gewonnen wurde, spielt die Kundenbeziehung weiterhin eine wichtige Rolle. Auch nach spezifischen Vertriebs- und Marketingaktionen sollte die CRM-Software daher das Tool sein, in dem die zentrale Adressverwaltung stattfindet. Alle Änderungen werden direkt notiert, so dass der Adresspool aktuell bleibt und auch für zukünftige Ansprachen genutzt werden kann. Voraussetzung dafür ist, dass das gesamte Team auf die Daten zugreift und jeder an der Pflege und Dokumentation beteiligt ist.

Der Autor Sven Sester beschäftigt sich bei der 42he GmbH mit den Schwerpunkten CRM und Adressverwaltung

Sven Sester
CRM & Adressverwaltung
42he GmbH