Wie funktioniert eigentlich der Abgleich eines Datenbankbestandes?
Sie kennen das sicherlich: unvollständige Kundendaten, veraltete Informationen und potenziell verpasste Geschäfte. Um dem entgegenzuwirken, bieten wir als Experten Datenbereinigungen an. Herzstück dieser Dienstleistung ist neben einer sehr guten Referenzdatenbank ein Abgleich, der möglichst viele Ihrer B2B-Kunden in unserer Datenbank trifft. Der Abgleich von Kundendaten mit unserer B2B Data Platform als Referenzdatenbank wird im Rahmen eines Audits durchgeführt. Wie wir diesen Abgleich durchführen, welche Herausforderungen wir meistern und warum Sie von uns profitieren erfahren Sie im folgenden Beitrag.
Die ersten Schritte
Zunächst brauchen wir eine Referenzdatenbank, die strukturierte Daten von höchster Qualität liefert. Puh - der Punkt ist schnell abgehakt, haben wir (und andere auch)! Die erste Herausforderung ist für uns zum Glück keine: Die Kundendatenbanken, die wir abgleichen haben oft eine etwas andere Struktur als unsere B2B Data Platform. Oft betrifft das die Darstellung der Adresse - mal ist die Hausnummer im selben Feld wie die Straße, mal nicht. Deshalb ist der erste Schritt: Daten in eine Struktur bringen, in der sie vergleichbar sind. Doch dafür sind wir Datenspezialisten, das können wir.
Die Herausforderung
So, jetzt müssen nur noch Übereinstimmungen gefunden werden zwischen unserer Plattform und der zu bereinigenden Datenbank! Oh. Moment. Was ist, wenn ein Schreibfehler im Unternehmensnamen ist? Ein Zahlendreher in der PLZ? Ein paar Dinge lassen sich recht einfach erkennen, andere wiederum sind schwierig: Wie erkennen wir, ob ein Unternehmen dasselbe ist oder ein anderes mit ähnlich klingendem Namen? Oder die Sache mit den Hör- und Tippfehlern bei Dateneingabe: Kann man mit solchen Fehlern trotzdem das richtige Unternehmen erkennen?
Die Antwort ist: ja, können wir zu weiten Teilen. Beispielhaft für den deutlich umfangreicheren Prozess des Abgleichs werden im folgenden drei in den Prozess fließende Abgleiche vorstellen.
Kurzer Einschub zu unseren Treffern:
BDS weist bei der Bestandsidentifizierung den einzelnen Treffern unterschiedliche Güteklassen zu:
- Identisch: Unternehmen wurde exakt getroffen.
- Sicher: Unternehmen war nahezu identisch (z. B. einfache Namensabweichungen wie Buchstabendreher oder Abkürzungen).
- Wahrscheinlich: Gute Treffer, die im Mittel eine 70%ige richtige Zuordnung beinhalten.
- Unsicher: Restliche mögliche Treffer, unter 40% richtige Zuordnung.
Sichere und wahrscheinliche Treffer können in der Regel einfach in den Bestand übernommen werden. Wahrscheinliche und unsichere Treffer werden in der Regel von unseren Kunden nachgeprüft werden. Hierfür haben wir ein einfach zu bedienendes Matchingtool entwickelt, bei dem Sie mit einem Blick und Klick entscheiden, ob ein Treffer übernommen wird oder nicht.
Wie kommen wir zu den unterschiedlichen Wahrscheinlichkeiten?
Wir schauen uns in einem Abgleich jeden Bestandteil eines Datensatzes genau an.
Adresse
Die Adresse ist dabei schnell gemacht - dank unserer sehr guten Straßen-Referenztabelle. Zahlendreher und kleine Verschreiber ziehen vielleicht ein wenig Wahrscheinlichkeit ab, so dass ein Treffer nicht mehr 100%ig identisch ist, aber zu 99% sicher.
Unternehmensnamen
Beim Unternehmensnamen wird es wirklich spannend und herausfordernd. Unsere Data Scientists haben umfangreiche Untersuchungen standardisiert, so dass wir Unternehmensnamen trotz größter Unterschiede mit entsprechenden Wahrscheinlichkeiten zuordnen können. Einige davon stellen wir Ihnen hier kurz vor:
Abkürzungen
Manche Unternehmen werden abgekürzt, heißen aber anders - z.B. BMW und Bayerische Motorenwerke oder BDS für Business Data Solutions. Bei einem direkten Abgleich würden diese Unternehmen nicht gefunden werden. Unsere Data Scientists haben dafür eine Lösung gefunden:
Bei einem direkten Abgleich würden wir in diesem Beispiel das Unternehmen in der Kundendatenbank nicht treffen - die Ähnlichkeit ist einfach zu gering. Wir haben aber zu jedem Unternehmen unserer B2B Data Platform die Abkürzung in Form der ersten Buchstaben der einzelnen Namen gespeichert. Wir gleichen das standardmäßig mit ab. In diesem Fall würden wir aufgrund der anderen identischen Merkmale einen wahrscheinlichen Treffer ausweisen. Umgekehrt funktioniert das natürlich auch:
Mit dieser Methode und der sorgfältig gepflegten B2B Data Platform heben wir die Trefferanzahl enorm an.
Hörfehler
Eine der schwierigsten Herausforderungen sind Hörfehler bei der Eingabe von Daten. Wenn Sie einmal sehr viel Zeit haben, dann geben Sie in ein Social Media Netzwerk Ihrer Wahl das Wort "Verhörer" oder "Mondegreen" ein und lassen sich einen Abend unterhalten. Es gibt unendlich viele sehr lustige Beispiele. Verhörer passieren jedem mal. Aber in einem CRM oder ERP-System kann das natürlich fatale Folgen haben, wenn bestellte Ware nicht ankommt oder Dubletten angelegt werden deswegen.
Häufig unterscheidet sich die Schreibweise so stark, dass ein direkter Abgleich entweder einen unsicheren oder sogar gar keinen Treffer generieren würde. Hierfür haben wir die BDS-Phonetik entwickelt. Bei einem Abgleich erzeugen wir die Unternehmensnamen mit unserer Phonetik umgeschrieben.
Historische Daten
Was in alteingesessenen Unternehmen oft vorkommt: Ein Unternehmen wird mit einem Namen geführt, das es vor 20 Jahren hatte. Wir haben in unserer B2B Data Platform Zugriff auf die historischen Daten zu einem Unternehmen. Unserer Erfahrung nach steigert dieser Zugriff die Trefferrate enorm.
Aufgrund des Altnamens können wir eine Zuordnung machen und dem Kunden den aktuellen Namen liefern.
Sind Sie noch da? Gleich geschafft, keine Sorge. Eine Sache haben wir noch in Petto: Wenn wir ein Unternehmen tatsächlich so gar nicht treffen in unserer Datenplattform, dann können wir auf Wunsch eine maschinelle Onlinesuche durchführen und prüfen, ob die Daten korrekt sind.
Fazit:
Sie sehen - ein Abgleich ist nicht gleich ein Abgleich. Nur weil man eine gute Referenzdatenbank hat, bedeutet das nicht zwangsläufig, dass man die Daten aus einer Kundendatenbank auch trifft. Dazu gehört insbesondere im B2B - Bereich noch einiges an Gehirnschmalz, Übung und Erfahrung. Wenn Sie im Zuge der Digitalisierung und Ihrer Datenstrategie eine Datenbereinigung - insbesondere Ihrer B2B - Datenbanken brauchen: Schauen Sie nicht nur, wie groß eine Referenzdatenbank ist. Prüfen Sie nach: wie gut ist die der Dienstleister auf B2B Daten ausgerichtet? Fragen Sie genau nach, wie gut in einem Abgleich Ihre B2B Kunden getroffen werden können und erfragen Sie, ob es historische Daten in der Referenzdatenbank gibt und wie weit diese zurückgehen.
Sie brauchen eine Datenbereinigung? Oder haben Fragen zu unserem Abgleich?
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Kettelerstraße 5-11
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