Datenqualität bei B2B Daten – 5 Tipps

Warum Datenqualität bei B2B Daten gerade in CRM und ERP – Systemen so wichtig ist, haben wir an verschiedenen Stellen beschrieben, unter anderem in dem Beitrag “Datendemenz? Bitte was?”. Kurz gesagt: Alle Ergebnisse von datengetriebenen Systemen und Stratgien hängen in erster Linie von der Datenqualität der einfließenden Daten ab – völlig egal, ob ein Unternehmen das mit Bleistift und Papier plant oder eine KI. Arbeitet das System ineffizient, liegt das in aller Regel weder an schlechten Arbeitskräften oder schlecht programmierten Systemen. Es liegt sehr oft an den Daten.

Es ist nur so lästig, sich um Datenpflege im CRM oder ERP zu kümmern! Eine Oracle Studie aus dem Jahr 2020 ergaben, dass 66 % aller Vertriebler die Reinigung ihres Badezimmers der Datenpflege vorziehen würden.

Damit der Anfang leichter fällt kommen hier die wichtigsten Tipps für gelungene Datenqualität im B2B:

1. Führen Sie Datensilos zusammen!

Unverknüpfte Datensilos bedeuten: kein System hat vollständige Informationen und damit kann keines der vorhandenen Systeme sein volles Potenzial entfalten.

Alle Einträge müssen doppelt und dreifach administrativ gepflegt werden. Wenn ein Kundenunternehmen umzieht, muss das im Marketing, im Vertrieb, in der Buchhaltung und vielleicht noch weiteren Abteilungen jeweils ins System gepflegt werden. Das kostet nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Fehleranfälligkeit.

Bei einer gemeinsamen Basis pflegen Sie die Adresse nur einmal ins System. Fehler werden minimiert und alle wichtigen Informationen zu einem Unternehmenskunden fließen zusammen.

2. Binden Sie Ihre Mitarbeitenden ein und nehmen Sie ernst, was sie sagen!

Bevor Sie neue Standards und Regeln festlegen: Fragen Sie an der Stelle nach, die die Daten erzeugt, pflegt und einsetzt: bei ihren Mitarbeitern. Was läuft gut? Können andere Abteilungen oder ein neu einzuführendes System diese Standards übernehmen? Wo kommt es zu Schwierigkeiten? Was hilft ihren Mitarbeiter:innen, Fehler zu vermeiden?

Das hat mehrere Vorteile:

• Mitarbeitende sind in den Prozess einer Qualitätsstrategie eingebunden. Wer mithilft und ernst genommen wird, fühlt sich mitverantwortlich.
• Allein durch das Interesse von oben bekommen Daten einen anderen Stellenwert im Unternehmen. Sie werden als wichtig anerkannt.
• Wer an Neuerungen mitarbeitet, akzeptiert sie besser. Die Umsetzung neuer Standards und/oder die Einführung neuer Systeme mit anderen Standards gelingt so besser. Egal wie fortschrittlich und toll ein neues System oder ein Standard ist – es braucht Mitarbeiter, die es verstehen und gut anwenden können und wollen.

Datenqualität – egal ob bei B2C oder B2B Daten – fängt im Kopf an. Die innere Bereitschaft aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Datenqualität ernst zu nehmen ist unerlässlich.

3. Denken Sie von Anfang die DSGVO mit!

So oft auf sie geschimpft wird, die DSGVO hat Vorteile. Wenn ein Unternehmen von Beginn an bei der Datenerzeugung und Verarbeitung die Grundsätze der DSGVO befolgt, hat es bereits einen Grundpfeiler für Datenqualität gelegt. Das gilt nicht nur für B2C, sondern auch für die Qualität Ihrer B2B – Daten!

Insbesondere die Gebote der Datensparsamkeit und Datenvermeidung vergessen viele gerne. Unternehmen speichern häufig irrelevante Daten. Lieber weniger Merkmale zu einem Kunden gespeichert, die aber zuverlässig. Es gibt weitere Vorteile:

• der Aufwand für DSGVO-bezogen Themen ist gering und keine gefühlte und v.a. nervige Zeitfalle
• die DSGVO ist kein drohendes Damoklesschwert, dem man irgendwann zum Opfer fällt
• die Gefahr von versehentlichen DSGVO-Verstößen ist minimiert

Lesen Sie mehr zum Thema: Was hat Datenqualität mit der DSGVO zu tun?

4. Reinigen und aktualisieren Sie ihre Daten regelmäßig!

Daten veralten gerade im B2B – Bereich enorm schnell. Die Unternehmenslandschaft verändert sich enorm schnell durch Namensänderungen, Insolvenzen, Umzüge, Unternehmensverschmelzungen…

Nach unserer Erfahrung sind ohne Datenbereinigungen bei einem 10 Jahre alten Bestand von B2B – Adressen etwa 50% der Datensätze betroffen. Hinzu kommen Fehler, die sich strukturell ergeben, weil das System die unterschiedlichen Datenquellen nicht gut zusammenführt oder durch menschliche Fehler wie Vertipper oder versehentliche Neuanlage statt Abspeichern.

Eine professionelle Datenbereinigung ist wie eine professionelle Zahnreinigung. Man kümmert sich zu Hause noch so gut um seine Zähne – die zahnärztliche Fachkraft hat das professionelle Equipment und findet trotzdem noch Verbesserungsbedarf. Hinterher ist die eigene Zahnpflege deutlich effektiver. Genauso ist das bei Datenbereinigungen: Man braucht professionelles Werkzeug, wie eine qualitativ hochwertige Referenzdatenbank, um Daten auf den aktuellen Stand zu halten und gute Dublettenerkennung.

5. Machen Sie es sich so einfach wie möglich!

Hohe Datenqualität hat furchtbar viele Voraussetzungen. Daten müssen korrekt, konsistent, einheitlich, eindeutig, genau, zuverlässig, aktuell, relevant und verständlich sein. Ganz schön viel, worauf ein einzelner Menschen achten muss. Was wiederum bedeutet, dass die Fehlerhäufigkeit steigt.

Wählen Sie deshalb Programme, die automatisch auf eine gewisse Datenqualität achten. Autofill in Feldern hilft, genauso wie eine gute Userführung oder auch eine Vorbelegung von Feldern. Aber auch die Automatisierung der Datenpflege vereinfacht sowohl ihren Kunden als auch Mitarbeitenden das Leben. Eine API zu einer Referenzdatenbank garantiert vollständige und richtige Daten. Im Kundengespräch selber müssen ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weniger Daten erfassen – mehr Zeit für den eigentlichen Job!