Datenqualität und Datenhygiene

11. November 2020

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Wie kommt es überhaupt zu schlechter Datenqualität?

Unsere Kernkompetenz sind B2B – Adressen. Deshalb beleuchten wir diesen Bereich:
Daten, Daten, Daten, wo man in einem Unternehmen auch hinschaut. Überall fallen sie an, häufig doppelt und dreifach. Je nach Fortschritt der Digitalisierung auch in unterschiedlichen Systemen und Formaten. Je mehr Personen und Abteilungen in einem Unternehmen Daten erfassen oder verwalten können, umso schneller können Fehler passieren – Daten können versehentlich falsch eingetippt werden. Die Daten können strukturell falsch eingegeben werden, weil der eine oder andere Mitarbeiter nicht auf dem Schirm hat, dass andere Abteilungen/Programme die Daten in anderer Form brauchen. Dadurch können die Daten inkonsistent werden

Warum ist es so wichtig, Eingabefehler zu vermeiden?

Fehler in den Daten – sei es eine fehlerhafte Eingabe oder eine ungeschickte Struktur- führen immer zu Folgekosten und -aufwand. Auch wenn es „nur“ um Adressbestände geht. Der Spanne dessen, was dann schief läuft reicht von banal bis katastrophal:

Die letzten Punkte sind wirklich das Schlimmste, was schief laufen kann:
Nicht nur, dass die Daten nicht in voller Tiefe genutzt werden können ohne vernünftige Struktur. Das allein ist schon schlimm genug. Was nützt die geilste KI-getriebene CRM – Anwendung, wenn die (miesen) Datenstrukturen nur sehr eingeschränkt von ihr verarbeitet werden können? Die Konsequenzen sind schlussendlich falsche wirtschaftliche und strategische Entscheidungen, die ein Unternehmen jahrelang negativ beeinflussen kann. Es ist fast egal, was man in der Unternehmensentwicklung vorantreiben will – gute Datenqualität ist der Kern des Ganzen und funktioniert wie Schmieröl. Sind die Daten ok, funktionieren auch die Prozesse.

Wie kann man Fehler minimieren?

Im Grunde muss man „nur“ drei einfache Dinge beachten: 1. Das System der Dateneingabe so einfach bedienbar zu machen/ zu wählen, dass eine fehlerhafte Eingabe unwahrscheinlicher wird. 2. Verbindliche Standards zur Dateneingabe und -speicherung setzen. 3. Die Mitarbeiter entsprechend zu schulen, das System richtig zu bedienen und die verbindlichen Standards einzuhalten.
Schreibt sich schnell und einfach. Aber schon bei Punkt 1 wird es schwierig, alle Menschen eines Unternehmens unter einen Hut zu bekommen. Was für die einen selbstverständlich ist, weil sie seit Jahren mit ähnlichen Programmen umgehen, ist für die anderen völliges Neuland, das sie (noch) nicht intuitiv bedienen können. Genauso kann es schwierig sein, Standards durchzusetzen, wenn es für den einzelnen Mitarbeiter u.U. eine Mehrbelastung darstellt, es genau so zu machen, wie es der Unternehmensstandard vorsieht. Hier bedarf es guter Kommunikation darüber, dass diese Standards dennoch sinnvoll für das Unternehmen sind. Es ist es elementar wichtig, dass die Unternehmensführung hinter allem steht, dass die einzelnen Vorgesetzten überzeugt sind, das richtige zu tun und dass diese Datenhygiene einfach vorgelebt wird. Es werden trotzdem Fehler passieren. Fehler sind menschlich.

Was machen, wenn das Kind schon längst in den Brunnen gefallen ist?

Hier kommt es darauf an, wie umfangreich die Datenbank ist. Sind es nur ein paar 100 Adressen ist es vermutlich am billigsten, wenn man sich einen Studenten oder Minijobber holt und die Datenbank händisch prüfen lässt. Schwierig wird es, wenn die Datenbank sehr groß ist oder die Daten in vielen unterschiedlichen Formaten vorliegen. Das kann ein Unternehmen nicht in Eigenleistung schaffen, denn es fehlt eine Referenzdatenbank mit korrekten Daten. Diese Menge an Daten ist nicht mal eben schnell gegoogelt. Hierfür gibt es spezialisierte Dienstleister wie BDS. Wir schauen uns Ihre Daten an, fügen verschiedene Quellen zusammen, normieren Ihre Daten, bereinigen die Datenbanken um insolvente, geschlossene, umfirmierte und umgezogene Unternehmen. (Mehr dazu hier) Bei großen Datenmengen, die viel bewegt werden, ist es sinnvoll, so eine Bereinigung regelmäßig (automatisch) vorzunehmen, damit erst gar keine Altlasten aufkommen. Datenhygiene ist gerade im Rahmen der Digitalisierung mehr als nur wichtig. Sie ist essentiell. Wie es in der Informatik so schön heißt: Garbage in, Garbage out (GIGO). Das gilt für alle Datenbestände und Prozesse eines Unternehmens.

Wenn Sie weitere Fragen haben, schreiben Sie uns gerne an info@bds-online.com oder melden Sie sich direkt bei

Florian Goldstein (Key Account Manager): goldstein@bds-online.com, 09365/88781-88

Sissi Baudach (Assistenz für Marketing und Vertrieb): baudach@bds-online.com, 09365/88781-89

Datenqualität und Datenhygiene

Wie kommt es überhaupt zu schlechter Datenqualität?

Warum ist es so wichtig, Eingabefehler zu vermeiden?

Wie kann man Fehler minimieren?

Was machen, wenn das Kind schon längst in den Brunnen gefallen ist?

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