Kurz erklärt von BDS: Datenkonsolidierung
Kurz erklärt von BDS – Datenkonsolidierung
Was wir mit am liebsten machen, ist etwas, was im allgemeinen ein eher ungeliebtes Thema ist. Jedenfalls bei allen, die feststellen, dass sie so etwas brauchen: Datenbankenkonsolidierung. Es ist ein unfassbar komplexes Thema.
Benötigt wird eine Konsolidierung von unseren Kunden, wenn sie ein neues CRM oder ERP-System einführen und dort Daten aus den unterschiedlichsten Datenbanken zusammenführen müssen.
Mit uns ist so eine Mammutaufgabe dann auch gar keine mehr, sondern absolut überschaubar und lösbar.
So komplex das Thema ist – wir haben es geschafft, unsere Vorgehensweise im Bereich Datenkonsolidierung in unter 5 Minuten verständlich zusammenzufassen.
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Heute geht es um das Thema Datenkonsolidierung. Datenkonsolidierung bedeutet, dass Daten aus unterschiedlichen Quellen – sogenannten Datensilos – zusammengeführt, doppelte und falsche Inhalte bereinigt und lückenhafte Informationen ergänzt werden.
In Unternehmen ist Datenkonsolidierung insbesondere dann Thema, wenn Software eingesetzt wird, die Daten aus mehreren Quellen braucht und/oder für mehrere Abteilungen eingesetzt werden kann wie ERP- oder BI-Software.
Das schauen wir uns mal im Detail an: Ein Unternehmen möchte ein unternehmensweites ERP-System einführen.
Insbesondere die Daten aus Vertrieb, Marketing, Call Center und Buchhaltung sollen dort zusammenfließen, damit die Mitarbeiter mit einer gemeinsamen und vollständigen Datenbasis arbeiten können. Alle diese Abteilungen haben Kundenkontakt, vermutlich oft sogar mit denselben Kunden, nur die dazugehörigen Informationen sind unterschiedlich.
Alle diese unverknüpften Datenbanken sollen in das neue ERP – System überführt werden. Das ist in den meisten Fällen alles andere als einfach. Dubletten werden nicht erkannt, die Dateien haben unterschiedliche Formate, unterschiedliche Felder, unterschiedliche Regeln, usw.
Vorbereitung
Wir gehen folgendermaßen vor: Wir fangen erst einmal mit einem Datensilo an
Beginnen wir mit dem Vertrieb.
Als erstes schauen wir uns die Daten an: Wie ist der Füllgrad? Wie sehen sie insgesamt aus? Müssen Vorarbeiten geleistet werden, ehe wir die Daten bearbeiten können?
Als nächstes besprechen wir mit unserem Kunden das Themenfeld Datenygiene: welche Informationen sind relevant für das neue System? Können Felder weggelassen werden oder müssen Informationen anders aufgeteilt werden? Wie muss z.B. die Adresse aussehen – Straße und Hausnummer in einem Feld oder getrennt? Wie viele Felder sind für den Unternehmensnamen nötig? Hier gibt es einiges im Vorfeld zu klären.
Dann werden Dubletten gesucht – eine Datenbank ohne Intradubletten ist uns tatsächlich noch nie untergekommen in den letzten 20 Jahren. Mit Hilfe unseres Dublettentools bearbeitet unser Kunde die Dubletten.
Diese Datenbank liegt jetzt dublettenbereinigt im Zielformat vor.
Das gleiche passiert für die anderen Datenbanken.
Jetzt haben wir 4 Datenbanken, im passenden Format mit den richtigen Feldern.
Die Zusammenführung in eine Gesamtdatenbank ist leider immer noch nicht ganz einfach, denn wir haben noch eine Herausforderung:
Welcher Wert soll wo übernommen werden, wenn sich bei der Zusammenführung Dubletten bilden? Diese Frage ist kniffliger als sie klingt, es gibt so viele Möglichkeiten, die alle in der Spannbreite liegen zwischen: „Man behält alle Informationen“ und „Man kann eine führende Datenbank bestimmen und hart nur diese Werte übernehmen, im Zweifelsfalle ein leeres Feld“. Häufige Lösungen sind, dass der Kunde eine Rangfolge der Datenbanken bestimmt oder sich jeweils für den jüngsten Eintrag entscheidet. Oder eine Mischung aus allem.
Zusammenführung
Jetzt ist es endlich soweit! Wir können die Datenbanken zusammenführen!
Diese Datenbank sollte aber noch nicht in das neue ERP System hochgeladen werden. Denn diese Datenbank wird lückenhafte und veraltete Informationen und daraus resultierende Dubletten enthalten.
Nur als kurzer Exkurs: für die veralteten Informationen und daraus entstehende Dubletten kann ein Unternehmen nichts. Das passiert, weil sich die B2B – Landschaft um es herum verändert. Hier hilft wirklich nur eine Datenbereinigung. Für mehr Infos zu diesem Thema, lesen Sie unsere Blogbeiträge zur Datendemenz: Datendemenz? Bitte was? (Datendemenz Teil 1) und Wie Ihre Daten wieder fit werden! (Datendemenz Teil 2)
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Datenbereinigung
Um die Datenlücken, das Ausmaß der veralteten Daten und die daraus entstandenen versteckten Dubletten festzustellen, lassen wir die Gesamtdatenbank durch ein Audit laufen. Im Audit gleichen wir die Daten gegen unserer B2B Data Platform ab und gegen sich selbst. Jetzt können wir die fehlerhaften Daten bereinigen Datenlücken schließen und Dubletten ausweisen. Wenn diese bereinigt sind, haben wir es geschafft!
Unser Kunde hat jetzt eine vollständige, richtige, fehlerminimierte, dublettenfreie Datenbank im passenden Format, um sie in sein System zu spielen!
