Datenaudit und Potenzialanalyse: Wie Ihre Daten wieder fit werden! (Datendemenz Teil 2)

Was hilft gegen Datendemenz?

Wie wir in Teil 1 bereits gelernt haben: Datendemenz ist gesetzt und völlig unabhängig von der internen Datenhygienestrategie Ihres Unternehmens. Datenhygiene ist natürlich trotzdem wichtig, sonst wird das Problem noch größer!

Adressdaten werden im Zeitablauf aufgrund äußerer Einflüsse schlechter, ihre Datenqualität sinkt rapide. Die Leistungsfähigkeit Ihres Softwaresystems verringert sich immer mehr – bis zu dem Punkt, an dem es zu gravierenden Fehlentscheidungen kommt.

Was ist ein Adressdatenaudit?

In Teil 1 haben wir auch einen Lösungsansatz aufgezeigt: Sie stellen über ein Adressdatenaudit den Ist-Zustand ihrer B2B – Daten fest. Auf dieser Basis erhalten Sie bewertbare Informationen über den Zustand ihrer Daten .

 

Beispielaudit

Bevor wir hier alles theoretisch abhandeln, schauen wir doch lieber in reale Audits:

 

Gesamtübersicht

 

Noch ein Wort zu den Adressen, die wir nicht gefunden haben: Diese sind nicht zwangsläufig falsch. In der Regel handelt es sich um sehr unvollständige Adressen – wenn z.B. nur ein Ort angegeben ist –  oder ausländische Adressen. Auf unserer Data Platform bilden wir die wirtschaftsaktiven Unternehmen Deutschlands ab.

 

Übersicht Firmenstatus

Veränderungen im Bestand sind hier mit einem Blick erfassbar:

Negativ-Status: In dieser Form ist das Unternehmen nicht mehr auf dem Markt – hier herrscht Handlungsbedarf. In diesem Beispiel sind 5,7 % der Unternehmen in der Datenbank betroffen, bei denen jede Vertriebs- und Marketingaktion vergebens wäre.

Update: Eine Veränderung liegt vor, z.B. ein Umzug oder eine Umbenennung. Das sind hier 18,7 %. Hier kann es Probleme mit Mailings geben – egal, ob sie aus dem Marketing oder aus der Buchhaltung kommen.

positive Bestätigung: Die Firma existiert noch wie in der Datenbank erfasst. Hier trifft das auf rund die Hälfte der Unternehmen zu.

kein Treffer: Unsere Data Platform liefert keinen Treffer. Wie hoch die Quote bei “kein Treffer” ist, hängt stark von der Kundenstruktur und der Datenqualität der zu prüfenden Datenbank ab. Ist es z. B. eine B2C-lastige Kundendatenbank, wird die Quote sehr hoch sein. Diese Daten können wir mit Hilfe unserer darauf spezialisierten Partner dennoch bearbeiten.

Detailstatus

Im Detailstatus findet sich die genaue Aufschlüsselung der Positionen im Firmenstatus.

Was hat es mit “identisch”, “sicher”, “wahrscheinlich” und “unsicher” auf sich?

Trefferarten:
identisch: Unternehmen wurde exakt so getroffen.
sicher: Unternehmen war nahezu identisch (z. B. einfache Namensabweichungen wie Buchstabendreher oder Abkürzungen).
wahrscheinlich: gute Treffer, die im Mittel eine 70%ige richtige Zuordnung beinhalten.
unsicher: restliche mögliche Treffer, unter 40% richtige Zuordnung.

Bei wahrscheinlichen und unsicheren Treffern muss unser Auftraggeber bei einer späteren Bearbeitung genauer prüfen, was für diese Unternehmen zutrifft.

Hier noch kurz die einzelnen Definitionen der Begriffe. Jedem Audit hängt ein Glossar an. Keine Angst, Sie müssen sich das nicht alles merken:

BDS Update: In diesem Bereich herrscht Handlungsbedarf!

Löschungen: Rechtsbegriff für die in amtlichen Registern (hier: Handelsregister) vorgenommene Aufhebung einer bestehenden Eintragung. Die Firma erlischt durch Geschäftsaufgabe.

negative Bestätigung: Es gibt eine Bestätigung, dass die Firma abgemeldet wurde.

Löschungsankündigung: Der Löschung vorgelagerter Status. Das Unternehmen existiert noch, hat jedoch Löschantrag gestellt.

Insolvenz: Unternehmen, bei denen aufgrund von Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung ein Insolvenzverfahren durchgeführt wird.

Verstorbene: Wenn ein Gewerbetreibender verstirbt, dann ist auch sein Gewerbe erloschen.

BDS Veränderungsdaten: In diesem Bereich herrscht Handlungsbedarf!

Verschmelzung:  Steuerrechtlich definierter Begriff für Reorganisation von Gesellschaften (auch: Fusion). Es werden zwei oder mehrere Rechtsträger zusammengeführt bzw. ein Rechtsträger wird vollständig übernommen.

Sitzverlegung:
Der Sitz einer Gesellschaft wird an eine neue postalische Adresse verlegt. Sitzverlegungen müssen dem Handelsregister mitgeteilt werden, wenn das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist.

Namensänderung:
Im Handelsregister eingetragene Änderung des Firmennamens.

positive Bestätigung:
Treffer in unserer Datenbank

nicht im Bestand:
Das sind Firmen, die wir mit unserem Bestand von ca. 5 Millionen B2B – Adressen nicht treffen. Häufig sind das Unternehmen, die im Ausland sitzen oder Privatpersonen. Was ebenfalls häufig vorkommt: In unserem Bestand ist nicht jede einzelne Niederlassung/Lager/Filiale eines Unternehmens. Wenn bekannt ist, dass in der Datenbank viel davon vorhanden ist, können wir diese Unternehmen durch eine Online-Recherche bestätigen.

Dubletten

Dubletten sind ein großes und wichtiges Thema, wie wir in Teil 1 gelernt haben. Wir machen das ja schon eine ganze Weile und ein Bestand ohne Dubletten ist uns noch nie untergekommen. Da wir das Thema schon lang und breit erklärt haben (oder auch in kurz hier), hier nur rasch etwas dazu, wie wir Dubletten ausweisen:

Wir sprechen von Dublettengruppen und Dubletten Datensätzen. Die einzelnen Dubletten Datensätze können jeweils einer bestimmten Gruppe zugeordnet werden.

Hier in diesem Audit waren es 124 Gruppen, in denen 265 Datensätze stecken.

Zu einer Gruppe gehören immer mindestens 2 Datensätze, oft aber auch mehr. Wie die anschließende Bearbeitung von Dubletten aussieht, muss eng mit unserem Auftraggeber abgesprochen werden. Es gibt bewusst angelegte Dubletten, die bleiben müssen. Es gibt wahrscheinliche Dubletten, die überprüft werden müssen, etc. Hierfür haben wir ein sehr komfortables Dublettentool, das die konkrete Arbeit sehr erleichtert. In unserem Beitrag über die Zusammenführung von Datensilos der Firma Aarsleff Rohrsanierung GmbH finden Sie eine genauere Beschreibung des Tools.

Alter der festgestellten Veränderungen

Dieses Beispiel kennen Sie schon aus Teil 1. Der Vollständigkeit halber ist es hier noch einmal abgebildet.

Betriebsgrößen

So stellen wir Betriebsgrößen dar. Wer genaueres dazu wissen möchte, kann das in unseren FAQs nachlesen.

Geografische Verteilung

Die geografische Verteilung ist selbsterklärend. In einem Audit wird sie so dargestellt:

 

 

Branchen

Im Bereich Branchen stellen wir dar, wie die Branchenverteilung ist. Da es viele WZ-Oberklassen gibt, stellen wir hier nicht alles aus diesem Bereich dar, sondern nur die grafische Übersicht über die Verteilung:

und die Tabelle der Top 10 WZ-Codes.:

Weitere Infos

Es gibt auch die Möglichkeit, weitere Informationen zu untersuchen, wie Webseiten, Telefonnummern, Ansprechpartner. Diese sind nicht in unserem Standardaudit enthalten. Bei Interesse fragen Sie einfach nach.

Fazit

Mit all diesen Informationen bekommen Sie einen perfekten Überblick über den Ist-Zustand Ihrer Daten und gegen Ihre Datendemenz ankämpfen!

Wollen Sie jetzt wissen, wie es um Ihre Daten bestellt ist? Dann wenden Sie sich an Florian Goldstein für Ihr kostenloses Datenaudit:

Florian Goldstein

Tel: +49 9365 88781-88

goldstein@bds-online.com